Heute schon delegiert?

10. Januar 2012

Führungsstile, Management, Strategie

Werden Entscheidungskompetenzen und Aufgaben von einer Person auf eine andere übertragen, spricht man von Delegation. Es handelt sich dabei um eine spezifische Arbeitsteilung, da die Führungsverantwortung beim Delegierenden bleibt, aber die Handlungsverantwortung abgegeben wird. Zur Führungsverantwortung zählt die Bestimmung über das Ausmaß der Delegation, die Auswahl und Kontrolle des Delegationsempfängers, die Formulierung der Aufgabe und die notwendige Information. Je schwieriger die Aufgaben sind, umso weniger eignen sie sich dazu, delegiert zu werden. Andererseits können umso komplexere delegiert werden, je höher die Qualifikation und die Kompetenz des Delegationsempfängers ist. Delegieren können Sie an Mitarbeiter, Praktikanten, Azubis, Kollegen und interne bzw. externe Service- und Stabsstellen.

Die Delegation bietet mehrere Vorteile

* Entlastung der delegierenden, meist übergeordneten Stellen und damit ein gutes Zeitmanagement
* Nutzung und Förderung der Fähigkeiten sowie Motivation der Mitarbeiter

Tipps, Checkliste

* Für den Delegierenden Überprüfen Sie, inwieweit Sie tatsächlich delegieren wollen
* Trennen Sie Ihre Aufgaben in wichtige und weniger wichtige und schaffen Sie sich Freiräume durch die Delegation weniger
wichtiger Aufgaben
* Definieren Sie die Aufgaben, Teilaufgaben, Ziele und Rahmenbedingungen klar und eindeutig. Wie soll vorgegangen werden,
wer ist zu involvieren, wie werden notwendige Ausgaben getragen, welche Hilfsmittel und Unterlagen sind notwendig,
welche Termine und Ecktermine sind zu beachten, wie erfolgt Berichterstattung, welche Zusammenhänge bestehen usw.
* Überlegen Sie, wer am besten für die Aufgabe in Frage kommt. Hat der entsprechende auch die notwendigen Kapazitäten?
* Informieren Sie den Delegationsempfänger umfangreich und rechtzeitig und legen Sie seine Kompetenzen und
Verantwortungsbereiche fest
* Informieren Sie betroffene Stellen über die Aufgabendelegation und die damit verbundenen Befugnisse
* Koordinieren Sie die delegierten Aufgaben und vermeiden Sie Rück- und Weiterdelegationen
* Lassen Sie sich vom Fortschritt der delegierten Aufgabe informieren, ohne dabei eigenverantwortliches und selbständiges
Handeln einzuschränken
* Nutzen Sie die Delegation als Möglichkeit, andere zu motivieren und zu fördern. Sorgen Sie dabei auch für eine
nötige Weiterbildung, um die Aufgabe erfüllen zu können
* Delegieren Sie frühzeitig und dauerhaft. Treten ähnliche Aufgaben auf, sollten Sie immer an die gleiche Person
delegieren
* Geben Sie komplette Aufgaben ab und nicht nur Teilaufgaben
* Vermeiden Sie, eine Aufgabe an 2 Mitarbeiter zu übertragen
* Fragen Sie nach der Bereitschaft und der Fähigkeit des Delegationsempfängers, eine Aufgabe zu übernehmen
* Gestehen Sie Fehler zu und halten Sie den Delegierten den Rücken frei
* Formulieren Sie bei umfangreichen oder wichtigen Aufgaben den Delegationsauftrag schriftlich
* Geben Sie Feedback, inwieweit die Ergebnisse den Erwartungen und Ansprüchen entsprechen

* Für den Delegationsempfänger Informieren Sie den Delegierenden regelmäßig und umfassend über die Zielerreichung,
über Erfolge und Probleme
* Erfragen Sie Zielsetzung, Termine, Rahmenbedingungen und Aufgaben. Fordern Sie Handlungsvollmachten, auch finanzieller
Art, um möglichst eigenständig handeln zu können
* Sprechen Sie auftretende Probleme zeitnah bei dem Delegierenden an und bitten Sie ihn um konkrete Unterstützung

Quelle: http://www.arbeitsratgeber.de/delegation_0060.html

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