Zeitmanagement

Zeit kann man uns nicht „stehlen“ wie einen Koffer vom Bahnsteig – wenn uns jemand Zeit stiehlt, sind wir gewissermaßen „Mittäter“. (Quelle unbekannt)

Täglich werden wir in unserem Arbeitsalltag damit konfrontiert, unsere Zeit möglichst gut einzuteilen, Abläufe regelmäßig zu prüfen und zu optimieren. Ziel ist es, Herr unserer Zeitabläufe zu sein, das Ungeplante gut zu integrieren, durch Delegation Zeit zu gewinnen. Wer 100% seiner Zeit verplant, wird schon am Nachmittag ins Schleudern kommen, denn nur maximal 60% der Zeit sollte „verplant“ werden.

Wie kann man Zeitsparpotenzial gewinnen? Die Liste der Zeitmanagement-Bücher ist umfangreich, jedoch lassen sich folgende Schwerpunkte abbilden:

  • Zeitkiller erkennen und Gegenstrategien entwickeln
  • Ziele setzen und mit der SMART-Formel konkretisieren
  • Planen im Tages-, Wochen-, Monats- und Jahres-Rhythmus
  • Priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip (A-B-C + Papierkorb)
  • Gleiche Arbeiten (Post, E-Mails, Meetings, Anrufe usw.) zusammenfassen und nacheinander abarbeiten
  • Große Aufgaben in kleine Aufgaben herunter brechen und ggfs. delegieren
  • Delegieren mit den W-Fragen: WER macht WAS bis WANN, WIE, mit WELCHEN Ressourcen und WARUM?
  • Effizient telefonieren mit einem strukturierten Telefon- Leitfaden; Termine für wichtige Telefonate vereinbaren und einhalten.
  • Mit Disziplin am Ende eines Tages ca. 5 Minuten investieren, um die Vorbereitung des Folgetages festzulegen (spart bis zu 45 Minuten!)
  • Ergebnisse wichtiger Projekte/Aufgaben feiern, um die Motivation zu erhalten und zu steigern.

Wie kann man Zeitmanagement know-how aus der Theorie in die Praxis übertragen? Zum Beispiel  für einige Wochen ein Zeitplanbuch führen, damit lassen sich die großen Defizite am besten erkennen. Und dann mindestens 3 Wochen an einer (!)  Strategie konsequent arbeiten, damit die alten Gewohnheiten durch neue, bessere ersetzt werden können.

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